深入解析会展项目过程管理：特征、分类、管理阶段与利益相关者
会展项目流程管理 1．会展活动项目管理 1.1．展览项目特点——客户导向——项目联合性——客户广度——利益融合 1.2．展览项目分类 1.2.1．展览项目分类 - 按展览项目目的分类 - 按展览项目性质分类 - 按展览项目内容分类 1.2.2．会议项目分类-以项目研究为目的-以产品发布1.3为目的。会议展览项目管理流程 1.3.1．会议展览项目的生命周期 1.3.2．会展项目管理流程——会展项目启动阶段——会展项目策划阶段——会展项目执行阶段——会展项目控制阶段——会展项目完成阶段 1.4．展览项目的利益相关者 主要利益相关者分类——核心利益相关者——政府、展览公司、参展商、观众。 --次核心利益相关者——场馆企业——支持性利益相关者——会展业相关企业（展馆设计、运输、施工）、协会——边缘利益相关者——公众、酒店餐饮企业、交通旅游企业。 1.5.展览项目管理涉及的知识领域（展览项目管理涉及9大领域，见开头） 2.展览项目的识别和启动 2.1．展览项目策划的基本工作流程 2.1.1． 2.1.2. 建立规划小组进行市场调研（4个方面） 市场前景分析（政策可行性、市场规模及类型等） 同类展会竞争力分析。本届展会优势条件分析。潜在客户需求调查。 2.1.3.确定展览策略。针对展览类行业的地理细分和行为细分。 2.1.4.制定媒体策略。展会前，政府需要媒体做好企业的准备工作，并在展会前期进行宣传报道。会议期间，将继续组织有关媒体对活动进行进一步报道和宣传。会议结束后，政府应鼓励媒体对会议效果和结果进行总结报道。 2.1.5。制定展览设计策略。展览设计通常在前几个月进行，以传达展览信息并吸引参观者。有目的和有计划地设计环境、展位和展品。好的设计能够吸引参展商和参观者。 2.1.6。预算计划 2.1.7。撰写项目策划方案包括构思、分析、归纳、判断、策略制定、计划实施、事后跟踪和评估的过程。策划不同的方案，包括各种想法和创意新奇，并用文字记录下来，形成展览项目策划案例。包括可行性研究报告、项目意向书、项目建议书、广告策划方案、宣传册等。包括会前、会中、会后的所有策划计划。 2.1.8.实施效果评估2.2。展览项目策划文件的编写 2.2.1．展览准备阶段的文案写作 展览准备阶段的文案写作类型 2.2.2．展览筹备阶段文案撰写 展览项目策划文件 写明所要求的展览名称、展览地点、展览组织、展览时间、展览范围、展览频次、展览规模、展览定位、展览价格及初步预算、展览招聘人员分工、招商及宣传推广计划、展会进度计划、现场管理计划及相关活动计划。
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展览项目策划文件的撰写，包括以下内容。展览项目市场环境分析。提出展览项目的基本框架。展览公平价格和初步预算计划。展览人员工作计划分工。展览及展览策划。展览投资计划。展会推广计划。展会宣传推广计划。展览筹备进度计划。展览服务商安排计划。展会开幕及现场管理计划。策划并安排展会期间的相关活动。展览结算方案。 2.2.3.展览手册-展览手册的概念。 ——展会宣传册的作用。包含以下内容： 参展商、展览管理、观众指南 - 准备展览说明的基本原则：实用、简洁、详细、全面、美观、专业、国际化。展览须知的主要内容及写作要求。前言：展会场馆基本信息。展览基本信息 展览规则 展览布展指南 展览交通指南 展览旅游信息 相关表格 2.3．展览项目立项及审批 2.3.1．会展项目设立 会展项目设立 会展项目设立特点 会展项目有明确的目标 会展项目可能是独立的 每个会展项目都有来访客户 会展项目也有一定的不确定性 2.3.2．展览项目审批的概念 - 展览项目审批的概念 - 展览主办单位资格 国内商品展览会主办单位资格 国内对外经济技术展览会主办单位资格 境外经济贸易展览会主办单位资格规定 - 程序申请展览项目核准：向主办单位主管部门申请项目核准。批准在我国举办对外经济技术展览会。批准在境外举办经济贸易展览。非贸易性展览的批准。台湾展览核准。 3. 展览项目可行性分析 3.1．展览项目可行性研究的内容和工作流程 3.1.1．展览项目可行性的定义 3.1.2．会展项目可行性研究工作流程--市场环境分析--会展项目活力分析--会展项目方案分析--会展项目财务分析--会展项目风险预测--撰写完成展览项目可行性研究报告 3.2．展览项目市场环境分析 3.2.1．展览项目宏观市场环境——政治法律环境——社会文化环境——人口环境——经济环境——技术环境 3.2.2．展览项目微观市场环境——展览组织内部环境——目标客户——竞争对手——营销中介——服务提供商——公众 3.2.3．市场环境分析-SO策略-ST策略-WO策略-WT策略 3.3．展览项目竞争力分析及执行计划 3.3.1．展览项目竞争力分析--展览项目竞争力--展览定位吸引力--展览组织品牌影响力--展商和观众构成--展览价格--展览服务、展览项目发展空间--产业空间——市场空间——政策空间——展览组织优劣势分析 3.3.2．展览项目执行计划分析--展览基本框架评估--展览进度计划评估--展览招商及推广计划评估--现场管理及相关活动计划评估 3.3 .3.展览项目财务分析计划——财务分析与预测——制定资金规划 3.3.4．会展项目风险预测--系统风险--体验风险--财务风险--合作风险 3.4．编制会展项目可行性研究报告 3.4.1 编制时应注意的问题 3.4.2 可行性研究报告的主要内容 - 概述 - 项目背景及发展概况 - 市场环境分析 - 会展项目活力分析- 展览项目执行计划分析--展览项目财务分析--风险预测--存在问题--改进建议--努力方向 4. 展览项目人力资源管理展览项目 4.1.展览项目人力资源管理概况 4.1.1．展览项目人力资源管理的意义 4.2．人力资源管理对展览项目的意义 4.2.1． 4.2.2 展览项目的组织。展览项目的组织概念 4.2.3。展览项目管理组织架构设置原则——目的性原则——高效性原则——展览项目组织与企业组织一体化原则 4.2.4．展览项目组织结构类型——工作团队——部门控制——项目——矩阵——线职能 4.3．展览项目团队建设 4.3.1．展览项目团队成员应具备的素质 4.3.2．如何打造一支有效的会展项目团队——清晰了解会展项目的目标——明确对每个成员的角色和职责的期望——目标导向——高互助——高信任 4.4．会展项目经理 4.4.1． 4.4.2. 会展项目经理的角色定位4.4.3. 会展项目经理的选拔会展项目经理权利 - 建立会展项目小组 - 确保会展项目实施 - 制定会展项目阶段性目标和总体控制计划 - 及时决策 - 控制项目实施过程。项目经理的权利。项目经理的利益 4.5。展览项目沟通与冲突管理 4.5.1．会展项目沟通 - 会展项目沟通复杂系统的特点 - 会展项目沟通有效和早期的两个关键原则 - 会展项目沟通的方法 正式和非正式的向上沟通、向下沟通和并行沟通 单一沟通二-way书面沟通和肢体语言沟通——提供和改进项目沟通解决方案。改善沟通的解决方案提供高沟通方法 4.5.2。展览项目的冲突管理 - 人力资源冲突 - 成本费用冲突 - 技术冲突 - 管理程序冲突 - 项目优先级冲突 - 项目进度冲突 - 项目成员性格冲突 4.5.3．会展项目冲突的主要原因 解决方式——撤回——妥协——强制——面对 4.6． 4.6.1. 展览项目志愿者管理展览项目志愿者 4.6.2．志愿者招募 5．展览项目计划管理 5.1．展览项目计划概述 5.1.1．展览项目计划-什么-如何-谁-何时-多少-地点 5.1.2．展会项目计划内容-范围计划-工作计划--人员管理计划--资源供应计划--进度供应差不多--成本计划--质量计划--变更控制计划--文件控制计划--风险应对计划--支持计划5.1.3。展览项目计划的准备程序 - 定义项目目标并分解 - 任务分解和排序 - 估计每项已完成任务所需的时间 - 以网络图和项目依赖关系的形式描述活动的顺序 - 各种展览活动的成本估算- 编制展览项目进度计划和成本基线计划 - 确定完成各项任务所需的人员、资金、设备、技术、原材料等资源计划 - 总结以上结果并编制计划文件 5.2．展览项目范围计划管理 5.2.1． 5.2.2 展览项目范围计划的含义。展览项目范围规划工具——WBS 项目工作分解 WBS的作用 通过项目分解，可以获得项目需要完成的所有工作，以免忘记任何事情 重要工作项目的执行者应明确具体任务和人际关系，使他们充满信心。
很容易预估每项分解活动所需的时间和成本，也便于制定完善的改进措施。通过工作分解，可以明确完成项目所需的技术、人力资源等资源，有利于工作落实到部门和个人，有利于责任落实。以及权利的划分。它使项目团队成员能够更清楚地了解任务的性质和努力的方向。促进项目的有效跟踪、控制和反馈。制定WBS的过程——WBS的层次和编码——WBS的形式。设计摊位。确定材料。购买材料。搭建摊位。油漆摊位。拆除摊位。将摊位移至庆祝地点。将拆除的摊位重新搭建起来，送至仓库。 5.3.展览项目进度管理 5.3.1．展览项目进度管理 5.3.2．展览项目进度管理的目的是确保按时盈利，补偿已经发生的费用-协调资源-在需要时提供资源-预测不同时间所需的资金和资源水平，以便为项目分配不同的级别 - 满足严格的完成时间限制 5.3.3。展览项目进度表管理工具 - 甘特图 - 里程碑计划 - 网络规划技术 - 进度表 5.3.4。展览项目进度计划的选择——展览项目的规划规模——展览项目的复杂程度——展览项目细节的掌握程度——相关技术设备和器材的配备 5.4．展览项目资源计划管理 5.4.1． 5.4.2 展览资源计划管理的意义。展览项目资源计划编制依据——工作分解结构——项目工作进度表——范围说明——资源库说明——组织策略——历史数据 5.4.3．会展项目资源计划编制步骤——资源需求分析——资源供给分析——资源成本比较与资源组合——资源配置与规划 5.4.4．展览项目资源规划方法——专家判断法——头脑风暴法——资源平衡法 5.4.5．会展项目资源规划工具——资源矩阵——资源数据表——资源甘特图——资源合规图——资源需求曲线 6. 会展项目财务管理 6.1．展览项目财务管理概述 6.1.1．展览项目财务管理的概念和原则——成本效益原则——风险与收益平衡原则——资源合理配置原则——利益关系协调原则 6.1.2．会展项目财务管理的对象——现金流的概念——现金流的平衡 6.1.3．会展项目财务管理内容——融资管理——营运资金管理——成本费用管理——利润管理 6.1.4．展览项目财务管理的目标 6.2。展览项目的财务预测 6.2.1。会展项目财务预测内容——投资预测——销售收入预测——成本预测——融资预测——利润预测 6.2.2．会展项目融资预测需要考虑的因素——融资金额——融资成本——融资风险——融资及时性 6.2.3．展览项目利润预测分析——量成本利润分析预测法——目标利润预测法 6.3．展览项目预算管理 6.3.1．展览项目财务预算的内涵 6.3.2．展览项目财务预算实施模式 6.3.3． 6.3.4．编写逻辑及框架流程展览项目财务预算的内容——收入预算——支持预算——现金预算——自觉支出预算 6.4．展览项目筹款 6.4.1． 6.4.2．合理选择展览项目融资方式。展览项目自筹方式——无偿筹款——借用资金——商业赞助——市场开发 7．展览项目现场管理 7.1． 7.1.1. 展览场地布置及管理展览场地布置——参展商展台设计规定——展台搭建及施工管理——高空展览作业安全管理——展期现场管理——撤展管理 7.1.2．展会现场布置及撤展均由本人协调管理 7.1.3．场地布置-物品准备-场地布置 7.2．展览开幕式 7.2.1．展会开幕式的积极作用——振奋士气——宣传推广——拓展人际网络 7.2.2．展览开幕式节目策划要点——主题——时间地点——程序——出席嘉宾——致辞及新闻发布——应急预案 7.2.3．展览开幕式礼仪 7.3．展会现场物流管理 7.3.1．展后管理定义 7.3.2 ．展览物流管理的目的是为了促进展览的安全、顺利举办。有利于增强现场人员对大型活动的掌控、控制和操作能力。有利于稳定展会环境、营造氛围。有利于提高展会的知名度。促进品牌的形成——有利于及时保护参展商的合法权益，吸引下次参展 7.3.3．展会现场物流管理服务的具体内容——物流、运输管理——展览器材管理——餐饮管理——酒店住宿、旅游服务管理 7.4．展会现场人员管理 7.4.1．展会现场人员、现场服务人员、参展商和观众的分类。
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7.4.2. 7.4.3 展会现场服务人员的管理。展会现场展商及观众管理——参展商管理——观众登记管理——现场人群管理 7.5． 7.5. 展会现场突发事件的管理 7.5.1．展览 现场事件管理的徒劳 7.5.2。突发事件的分类和处理——可预见的突发事件的响应——可预见的突发事件的处理——不可预见的突发事件的处理 7.5.3．展会现场突发事件应急预案——成立应急小组——突发事件处理——暴力事件应急预案 8. 展会项目法律与风险管理 8.1．展览项目涉及的法律问题 8.1.1．展览中的知识产权保护问题 - 展览项目本身的知识产权保护 - 展品的知识产权保护 - 展览项目中的版权保护 8.1.2．展览合同 8.1.3。展览项目经济纠纷及解决——展览项目经济纠纷的准合同侵权 8.2．展览项目合同管理 8.2.1．展览合同类型 - 代理合同 - 展览合同 - 展览场地租赁合同 - 展览入场合同 - 其他 8.2.2． 8.2.3 展览代理合同。参与合同 8.2.4。展览场地租赁合同 8.3．展览项目的风险管理 8.3.1．展览项目风险管理规则 - 风险管理参与者及其职责 - 风险管理方法 - 风险管理时间周期 - 风险管理类型、级别和描述 - 风险应对方法 - 风险走访报告 - 风险管理跟踪评估 8.3.2．展览项目风险识别-展览项目风险识别内容-展览项目风险来源-风险识别方法8.3.3．展览项目风险分析——定性分析法——定量分析法 8.3.4．会展项目应对——会展项目风险应对——会展项目突发事件应对 8.3.5．会展项目风险监控 - 会展项目风险监控的内涵 - 会展项目风险监控 - 会展项目风险控制 九、会展项目项目评估与
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