多媒体会议技术支撑管理软件的发展趋势及应用价值

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以及客户的信息化管理水平会议管理软件（简称会管）如同多媒体会议系统一样，是与时俱进且不断发展的。作者依据多年会管业务实践，总结出会管软件的发展趋势。包括会议管控走向统一化，使用对象实现全员化，会议空间变得智能化，企业应用达成融合化，会议场景呈现移动化。

【关键字】多媒体会议；会议管理软件；发展趋势

1引言

多媒体会议以音频、视频和数据作为信息载体。它是人类社会进行沟通协作、提高工作效率的一种重要方式。随着科学技术发展，特别是信息技术和多媒体技术迅猛进步。多媒体会议的技术支撑系统变得越来越复杂。与此同时，新技术催生新需求，个性化的会议需求不断涌现。所以，会议管理的复杂度和难度日益增大。在这样的背景状况下 有一套高效且易用的会议管理软件 它能够极大程度减少管理员的工作量 还能降低误操作的概率 同时提升会议的使用体验 以及客户的信息化管理水平会议管理软件也与时俱进不断发展

2发展趋势

2.1会议管控的统一化

会管的统一化趋势主要体现在四个方面。一个多媒体会议能顺利召开。这是多个子系统相互协作的结果。像视频会议系统、中控系统、录播系统等。所以会管要对这些子系统统一管控。这样管理员面对一个管理界面。就能便捷、高效地操作会议。此时会管的核心价值是整合。这是基于对会议业务逻辑有深刻理解以及拥有丰富项目实践经验。把这些子系统频繁使用的功能提炼出来。并有序地、模块化地展示在会管界面上。由此能看出会管是位于各子系统自带管理软件之上的统一管理平台。其定位如图1所示现代会议类型丰富多样。有视频会议。还有本地会议。也有电话会议。以及数据协作会议等。当客户存在多种会议类型时。便会有召开融合会议的需求。这就需要会管能够对融合会议实施统一管控。此时会管的设计要点如下：要深入理解不同类型会议的底层业务逻辑。在此基础上，实现主体会议的调度。还要实现辅助会议的接入。并且要确保相关信息能够同步与共享。混合品牌视频会议的统一管控专网视频会议是常见会议类型。不同厂商有各自自带的管理软件。其操作方法和术语都不一样。多个品牌并存的视频会议系统很常见。所以需要会管对多品牌系统进行统一管控。其价值体现如下。会管统一了操作术语和业务逻辑。屏蔽了多厂商不同设计理念带来的复杂性。会管提供单一管理界面。管理员无需面对不同厂商自带的管理软件。会管设计面向用户的基于应用场景的会议模式。管理员可根据会议实际情况选择相应会议模式。这使管理操作更便捷、精准。传统的专网视频会议有自身优势和适用场景。近几年稳步增长的云视频会议也有自身优势和适用场景。异构视频会议的统一管控涵盖这两种会议。二者长期并存、混合使用是不少客户的刚性需求。这就要求会管对这种异构视频会议进行平滑对接并统一管控。专网会议严谨且规范。云视频会议自主又灵活。二者的无缝衔接必须依靠会管来完成。这能让管理员只需面对不同会场。而不必关心会场是专还是云。

2.2使用对象的全员化

早期会议管理软件面向会议管理员，助其完成会议创建与控制。然而如今强调应用体验，会议不仅要能召开，更要让人用得舒心，需提升所有会议干系人使用体验。会议干系人主要包括会议管理员、会议召集人、与会人（含参会会场和人员）、会议服务人员等这就需要会管深入剖析会议流程里这些干系人的不同需求并在功能设计上满足。通常而言会议管理员看重会控功能强大且快捷。会议召集人关心会议预约及通知是否直观简便。会议服务人员要能提供及时准确的会议服务。与会人是会议干系人中人数最多的群体应成为提升会议使用体验的重要目标人群会管要为与会人提供灵活方便的入会方式。还要提供签到手段。以及反馈途径等。会管设计与会人入会方式时。一般应涵盖的场景如图2所示。总之。会管的使用对象已从会议管理员拓展到所有会议干系人。

2.3会议空间的智能化

此文所说的会议空间 是指能够召开会议的场所 以及其技术支撑系统 包括会议室 报告厅 多功能厅 礼堂 还有近年来较流行的 当然 其中最常见的是会议室 以下就针对会议室的智能化展开论述早期会议管理软件更侧重于管控视频会议。随着相关技术发展，会管在会议室管控方面也有很大潜力。由会管驱动的会议室智能化解决方案主要包含以下内容：会前阶段，会管能以图形化方式展示所有会议室在任意时段的占用或空闲状态，还提供预约入口。会管里的会议预约信息能够推送至信息屏。这些屏通常安装在会议室门口、楼层电梯口或者大堂。它们展示会议室当天的会议安排以及当前的占用或空闲状态。这便于与会人员有序参会。同时也确保进行中的会议不会被打扰。信息屏还具备扫码签到和一键预约会议室的功能。会管还能够与人脸识别系统或门禁系统对接来进行会议签到启会阶段 借助会管的预约设置 当会议开始时间抵达 就能实现对会议室的自动操作 例如 打开会议室的系统电源 开启投影机 调用预设的中控模式等 会中阶段 会议期间 会管能够在一个界面管控所有会议室的会议相关设备 达成了远程集中管控会管可为会议室配备管理面板。该面板触手可及。它也被称作会议伴侣，是平板触控设备。它受会管控制，是会管功能的延伸。它能一键呼叫会议服务，能一键报修。还可呼叫会场或加入视频会议，能进行常用的会控操作。管理面板支持语音识别会后阶段会管能够集成智能感知设备。当会议室无人达到一定时长后。会自动释放会议室资源。这提高了会议室的利用率。总之。随着AI技术与产品发展。会管必将和更多智能化设备整合。不断提升会议室使用体验。由此可见。实现会议空间智能化。也是会管的重要设计目标之一进一步来说 基于会管的后台驱动 会议空间或会议室的功能能够灵活组合 能按需进行配置 这种全新理念可称作软件定义的会议空间或会议室 也就是SDCS或SDCR

2.4企业应用的融合化

会议系统在企业信息化建设里不是孤立存在的。它是企业整体业务流程的一部分。还是IT产生效益的典型例子。所以会议系统必然要和其他应用系统交互协作。从而实现业务的无缝融合。这就需要会管预留并开放API。用来支持与第三方系统的接口开发。会管要设计常用的接口模型。目的是适应较为普遍的业务融合需求。例如会管和OA系统。常有单点登录以及会议预约通知等融合需求。从功能定位来说。会管理应成为企业会议业务跟办公系统间的桥梁与纽带

2.5应用场景的移动化

会议管理软件一般采用B/S架构 基于PC浏览器进行操作 随着移动互联网技术与产品不断发展 基于移动端（主要是手机和平板）的会管应用需求逐渐显现 这便要求会管支持移动化应用 通常存在如下应用方式 手机版会管鉴于手机尺寸 性能等方面的限制 其功能主要适用于移动场景 像会议预约 通知 查询 签到 以及常用的会控功能嵌入第三方移动平台 若客户拥有自身的移动办公平台 像企业微信 钉钉等 会管会答应予以支持嵌入 使其成为平台的功能模块之一 通常运用HTML5嵌入的方式 软终端的集成 手机版会管还应支持集成视频会议软件终端 比如宝利通的RPM 华为的 集成后的APP 不仅拥有会管的功能 还具备音视频通信的能力社交软件普及使得社交化集成发展起来，会管也应借助这一便利。比如会管要能通过微信分享会议邀请，接收人在微信点击邀请后，可启动会管微信小程序，还能进行后续入会、签到等便捷操作平板触控版会考虑平板特点。其主要定位于快速组会功能。还定位于入会功能。也定位于控会功能。以及呼叫会议服务等功能。它还能基于客户组织架构快速呼叫和组会。也能基于通信录快速呼叫和组会

2.6业务逻辑的流程化

现代会议有着极为明显的流程化特性。所以会议管理软件的设计得遵循流程化原则。通常情况下，会管的核心功能模块要依据会前、会中、会后这三个阶段来设计。这是会议业务的基本逻辑。三个阶段的功能定位如下：会前，有会议的查询、预约、审批以及通知等。会中，包含会议控制、会场控制、智能中控以及监测预警等。会后有统计图表和调查反馈等内容。这三个阶段相对独立且相互关联。会管在设计上要形成闭环管理。比如会后统计中的MCU资源使用率。对会前准备工作有参考和警示作用。图3是会管驱动的会议流程示意图。总之会管的设计要覆盖会议全生命周期。让处于生命周期各阶段的会议干系人都能享受高效。让处于生命周期各阶段的会议干系人都能享受便捷。

2.7功能设计的模块化

在多年会管研发及项目实践里 我们梳理分析了大量客户的会议流程 总结出会议相关业务模块 并基于流程对会管做了模块化设计 主要有核心模块 辅助模块 增值模块 移动模块和接口模块等 会管实现模块化 能增强对具体项目的适应性 方便客户依自身实际情况择优组合成为多媒体会议类集成项目的标配

2.8解决方案的一体化

早期会议管理软件是面向管理员的纯粹软件工具。会议管理工作日益复杂，仅靠软件难以胜任。所以会管需借助其衍生的硬件辅助设备更好完成管理工作。也就是以软件为核心，辅以配套设备，构建完整的软硬一体会议管理解决方案。比如，会议信息屏放置在会议室门口，能与与会管实时同步。这有助于用户高效、方便、准确地使用会议室，还能采集人脸信息，实现人脸识别签到。又比如，管理面板放置在会议室内，受会管控制。它既能提供一键式的常用会控功能，也能随时呼叫会议服务。总之，会管借助硬件，能管理得更多、更好。

3结语

要做好一件事，一定要先使工具精良。在多媒体系统集成项目建设里，挑选一套适用的会议管理软件，是非常明智且能事半功倍的做法。会管不只是可有可无的点缀，而是会议系统中不可或缺的控制核心，能推动客户信息化管理水平快速提高。会管的任务是达成人、会议以及会议空间三者间的和谐一致。从上文对会管发展趋势的论述中能看出两条核心主线。其一为以人为本，体验为王。在现代社会里，不管是专业的信息化应用系统，还是大众消费产品，用户体验的重要性都日益增加，不言而喻。其二是抓准定位，与时俱进。会管的发展要坚持其应用定位，还要随着相关技术和产品的发展而发展。